Doel en reikwijdte van het privacyreglement

Doel van het reglement is vastlegging van de maatregelen die Huisartsen Kop van Zuid heeft genomen om zeker te stellen dat zorgvuldig met patiëntgegevens wordt omgegaan. Dit reglement is van toepassing op elke verwerking (geautomatiseerd en niet-geautomatiseerd) van patiëntgegevens, die reeds in een bestand zijn of in een bestand worden opgenomen.

Afspraken

1.        Verzamelen en verwerken van patiëntgegevens

a) Patiëntgegevens worden op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt, en alleen voor de doeleinden waarvoor ze zijn of worden verzameld.

b) Gegevens kunnen worden verzameld tijdens (telefonische) consulten, behandelingen of anderszins.

c) Doeleinden zijn:

• gebruik in het kader van de te verlenen zorg (met name behandeling, consult, medicatie, doorverwijzing, overdracht).

• gebruik voor de bewaking van de eigen kwaliteit en voor de praktijkaccreditatie.

• ten behoeve van (wetenschappelijk) onderzoek, mits anoniem.

• andere doeleinden, mits vooraf met de patiënt overeengekomen.

2.        Verwerking van algemene patiëntgegevens, gezondheidsgegevens, erfelijke gegevens

a) Algemene patiëntgegevens worden alleen in de praktijk verwerkt, indien aan een van onderstaande voorwaarden is voldaan:

• de patiënt heeft voor de verwerking toestemming (mondeling of schriftelijk) verleend.

• verwerking is noodzakelijk voor de verlening van huisartsgeneeskundige zorg aan de patiënt.

• verwerking is noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen.

• verwerking is  noodzakelijk ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van patiënt.

b) Gezondheidsgegevens van de patiënt worden alleen verwerkt wanneer aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:

• verwerking gebeurt door medewerkers van de praktijk voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de patiënt noodzakelijk is.

• verwerking gebeurt op verzoek van de verzekeraar zover dat noodzakelijk is voor de beoordeling van het door de verzekeringsinstelling te verzekeren risico, dan wel voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een verzekeringsovereenkomst, echter wel na een getekende toestemmingsverklaring van de patiënt.

c) Erfelijkheidsgegevens van de patiënt worden alleen verwerkt in relatie tot de betreffende patiënt zelf, tenzij:

• een zwaarwegend geneeskundig belang prevaleert of

• de verwerking noodzakelijk is voor wetenschappelijk onderzoek en statistiek.

3.        Organisatie van de informatiebeveiliging

Huisartsen Kop van Zuid heeft de volgende maatregelen genomen en werkafspraken gemaakt om zeker te stellen dat patiëntgegevens zorgvuldig worden behandeld.

a) Alle medewerkers die patiëntgegevens verwerken of anderszins kennis nemen van patiëntgegevens zijn gehouden aan geheimhouding.

b) Patiëntgegevens worden niet langer bewaard dan nodig; medische gegevens worden in beginsel vijftien jaren bewaard, of zoveel langer als redelijkerwijs nodig om verantwoorde zorg te kunnen leveren.

c)Alleen bevoegden hebben toegang tot de (digitale) gegevensbestanden van de praktijk; hiertoe zijn computers voorzien van een wachtwoord.

4.        Rechten van de patiënt

a) De patiënt heeft recht op inzage in alle gegevens die over hem zijn verzameld en verwerkt.

b) De patiënt heeft recht op een afschrift van de over hem of haar verzamelde en verwerkte gegevens; de praktijk verstrekt een afschrift na een verzoek van de patiënt, patiënt dient aanvraag formulier inzage, correctie of vernietiging in te vullen.

c) De patiënt kan verzoeken om aanvulling en/of correctie van de verzamelde en verwerkte gegevens, voor zover deze onvolledig en/of feitelijk onjuist zijn.

d) De patiënt kan verzoeken om verwijdering of beperkt gebruik van de verzamelde en verwerkte gegevens.

e)Recht op inzage of afschrift en verzoeken om aanvulling, correctie, beperkt gebruik of verwijdering kunnen door de praktijk worden geweigerd voor zover dit noodzakelijk is ter bescherming van een aanmerkelijk belang van een ander (waaronder de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van die ander) en/of in geval bewaring op grond van een (wettelijk) voorschrift vereist is.

f) Indien de patiënt van mening is dat dit reglement door de praktijk niet of onvoldoende wordt nageleefd, dan kan hij of zij een klacht indienen bij de praktijk.

g)Daar waar de patiënt zichzelf niet kan vertegenwoordigen, treedt de wettelijke vertegenwoordiger in zijn of haar plaats.

5.        Gedrag medewerkers in de praktijk

a) Alle medewerkers van Huisartsen Kop van Zuid worden geacht te handelen in het kader van het medisch beroepsgeheim; dit geldt zowel voor medewerkers in(vast) dienstverband als voor medewerkers die waarnemen/invallen of stage lopen.

b)Medewerkers in (vast) dienstverband zijn, via het tekenen van hun contract bij indiensttreding, schriftelijk overeengekomen dat zij zich houden aan het medisch beroepsgeheim; voor medewerkers niet in (vast) dienstverband is, bij het opstellen van dit reglement, een formulier opgesteld waarmee dit voortaan ook schriftelijk kan worden vastgelegd.

c)Wanneer personen/bedrijven binnen de praktijk werkzaamheden uitvoeren, zoals computeronderhoud of ijking van instrumenten, wordt gecheckt of zij zich beroepsmatig dienen te houden aan het medisch beroepsgeheim, mochten zij enigerlei patiënten informatie opvangen.

d)Alle medewerkers van de praktijk  worden geacht grote zorgvuldigheid te betrachten in het verstrekken van vertrouwelijke informatie aan patiënten aan de balie of op andere plekken in de praktijk waar de privacy niet is gewaarborgd.

6.        Publicatie privacyreglement

Dit privacyreglement van Huisartsen Kop van Zuid  treedt in werking op 01-09-2014 en is gepubliceerd op de website van de praktijk en is voor patiënten ter inzage op de praktijk aanwezig.